Fiscalité/TVA

La déduction des frais professionnels des dirigeants

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Déplacements, déjeuners ou cadeaux d’affaires… le gérant doit quelques fois avancer de nombreux frais dans le cadre de son activité. Ce n’est pas parce que c’est son entreprise, qu’il n’a le droit à aucun remboursement. Nous vous proposons une synthèse des frais concernés et des conditions à respecter.

Contexte / Définition

Les entreprises peuvent prendre en charge divers frais professionnels du Gérant. Le remboursement de ces frais est source de contrôle Fiscal et Social.

Vous trouverez ci-dessous les modalités de remboursement des Frais et les points de vigilance pour le comptable et le client : Logement, Repas, Déplacements…

Points de vigilance

Les frais professionnels engagés au titre de l’activité doivent être dûment justifiés, cohérents avec la nature de l’activité et engagés dans l’intérêt de la société.

En cas de contrôle, les remboursements non justifiés, ou de manière imprécise seront requalifiés en rémunération et seront alors imposables.

Exemple

  • pour un repas d’affaires, la facture du restaurateur (pas de tickets de caisse) doit mentionner les noms des convives que vous avez invités.
  • Pour des indemnités kilométriques, un relevé mensuel précis (date, motif, destination et distance parcourue) doit être tenu.

Il est donc essentiel de récupérer systématiquement les pièces justificatives associées à chacun des frais engagés pour le compte de votre société.

Rappel : la déclaration 2067 « Relevé des Frais Généraux » doit être souscrite pour les entreprises BIC et IS lorsque :

  • Pour les rémunérations directes et indirectes versées au 10 ou 5 personnes les mieux rémunérées hors Sociétés IR ( respectivement ensemble des rémunérations si sup à 300 000 euros pour 10 personnes (+ de 200 salaéries) ou 150 000 €  pour 5 personnes (- de 200 salariés) ou 50 000  € par personne
  • Frais de voyage et de déplacement exposés par ces mêmes personnes, dans le cadre de la gestion de l’entreprise et dont la charge lui incombe supérieur à 15 000 €
  • Dépenses et Charges afférentes aux véhicule et aux immeubles mis à disposition à ces personnes prises en charge par l’entreprise supérieures à 30 000 €
  • Cadeaux de toute nature supérieurs 3 000 € (sauf objets dont valeur unitaire inf à 69€ TTC)

Frais de réception y compris de frais de restaurant et de spectacles qui se rattachent à la gestion de l’entreprise et dont la charge lui incombe supérieurs à 6 100 €.

P. Taobane, Responsable doctrine Cerfrance Alliance Centre

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Pôle Fiscalité-Doctrine

Pour contacter notre Pôle Fiscalité-Doctrine : fiscalite-doctrine@alliancecentre.fr

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