Déplacements, déjeuners ou cadeaux d’affaires… le gérant peut prétendre à la déduction des frais qu’il doit quelques fois avancer dans le cadre de son activité. Ce n’est pas parce que c’est son entreprise, qu’il n’a le droit à aucun remboursement. Synthèse des frais concernés et des conditions à respecter.
Contexte, définition des frais professionnels ouverts à déduction
Les entreprises peuvent prendre en charge divers frais professionnels du Gérant. Le remboursement de ces frais est source de contrôle Fiscal et Social.
Vous trouverez ci-dessous les modalités de remboursement des Frais et les points de vigilance pour le comptable et le client : Logement, Repas, Déplacements…
Frais liés aux déplacements
| Nature de la dépense | Déductibilité du résultat | Déductibilité de la TVA |
| Déplacements, véhicules, carburant | ||
| Péages autoroutiers (inscrire sur le reçu n° immatriculation, nom de l’utilisateur, objet du déplacement) | 100% | 100% |
| Utilisation d’un véhicule hors bilan pour les déplacements domicile-travail Attention : risque de doublon avec l’abattement de 10% pour les dirigeants salariés (sté IS), | Maxi 40 km, sauf justification inscrite au carnet de bord. Évaluation réelle pour les EI, forfaitaire (1) pour les dirigeants de société | 0 |
| Utilisation d’un véhicule hors bilan pour les déplacements professionnels | 100% Mise en place d’un carnet de bord. Évaluation réelle pour les EI, forfaitaire (1) pour les dirigeants de société | 0 |
| Parking (public ou privé) | 100% | 100% |
| Taxi, train, avion, … pour les besoins du personnel | 100% | 0 |
| Gasoil véhicules de tourisme | 100% | 80% |
| Gasoil véhicules utilitaires | 100% | 100% |
| Essence pour véhicules de tourisme | 100% | 80% |
| Essence pour véhicules utilitaires | 100% | 100% |
| GPL ou électricité pour véhicules de tourisme et utilitaires | 100% | 100% |
| Acquisition ou location de véhicules utilitaires | 100% | 100% |
Logement, restauration, autres
| Nature de la dépense | Déductibilité du résultat | Déductibilité TVA |
| Frais de logement ou d’hébergement | ||
| Au profit de tiers, dépenses nécessaires à l’exploitation, hors dépenses accessoires (gaz, électricité, …) | 100% | 100% |
| Au profit de salariés ou de dirigeants de l’entreprise, quel que soit la nature de la dépense | 100% | 0 |
| Frais de restaurant, réception, spectacle | ||
| Au profit de tiers, lorsque les dépenses sont nécessaires à l’exploitation | 100% | 100% |
| Au profit de salariés ou de dirigeants de l’entreprise, dans l’intérêt de l’activité | 100% | 100% |
| Repas quotidiens au restaurant, hors déplacement | au dessus de 5,35 € et jusqu’à 20,70 € TTC (2024) | 100% |
| Autres | ||
| Téléphone et appareils de NTIC | 100% | 100% |
| Cadeaux valeur inf. à 73 € TTC, par an et par bénéficiaire (2024) | 100% | 100% |
| Cadeaux valeur sup. à 73 € TTC | 100% | 0 |
| Charges somptuaires (3), chasse, pêche, résidence de plaisance, bateau de plaisance, … | 0 | 0 |
Points de vigilance pour prétendre à la déduction de frais
Les frais professionnels engagés au titre de l’activité doivent être dûment justifiés, cohérents avec la nature de l’activité et engagés dans l’intérêt de la société. Ce n’est qu’à ces conditions que ces frais sont admis en déduction. En cas de contrôle, les remboursements non justifiés, ou de manière imprécise seront requalifiés en rémunération et seront alors imposables.
Exemples
- pour un repas d’affaires, la facture du restaurateur (pas de tickets de caisse) doit mentionner le noms des convives que vous avez invités ;
- Pour des indemnités kilométriques, un relevé mensuel précis (date, motif, destination et distance parcourue) doit être tenu.
Il est donc essentiel de récupérer systématiquement les pièces justificatives associées à chacun des frais engagés pour le compte de votre société.
Rappel : la déclaration 2067 « Relevé des Frais Généraux » doit être souscrite pour les entreprises BIC et IS lorsque :
- Pour les rémunérations directes et indirectes versées aux 10 ou 5 personnes les mieux rémunérées hors sociétés à l’IR (respectivement ensemble des rémunérations si supérieures à 300 000 euros pour 10 personnes (+ de 200 salariés) ou 150 000 € pour 5 personnes (- de 200 salariés) ou 50 000 € par personne) ;
- Frais de voyage et de déplacement exposés par ces mêmes personnes, dans le cadre de la gestion de l’entreprise et dont la charge leur incombe, montant supérieur à 15 000 € ;
- Dépenses et Charges afférentes aux véhicule et aux immeubles mis à disposition à ces personnes prises en charge par l’entreprise supérieures à 30 000 € ;
- Cadeaux de toute nature supérieurs à 3 000 € (sauf objets d’une valeur unitaire inférieure à 69€ TTC) ;
- Frais de réception y compris de frais de restaurant et de spectacles qui se rattachent à la gestion de l’entreprise et dont la charge lui incombe supérieurs à 6 100 €.
P. Taobane, Responsable doctrine fiscale Cerfrance Alliance Centre, 6 Juillet 2018, mis à jour 29 mars 2022 et avril 2024.
