Les factures sont des preuves et donc, à ce titre, elles doivent comporter plusieurs mentions obligatoires. Ces mentions sont normées et incontournables sous peine de nullité, voire d’amende.
La forme de la facture
La facture est en effet la preuve qu’une opération commerciale est réalisée. Elle a donc une valeur juridique et elle a plusieurs fonctions. Enfin, elle est obligatoire (1) dans les transactions (biens ou services) entre des professionnels ou avec des collectivités.
- elle matérialise la transaction ;
- c’est un justificatif comptable ;
- elle vous permet d’exercer vos droits sur la TVA, collecte et sa déduction.
Elle doit aussi répondre à un certain nombre d’obligations concernant la forme :
- rédigée en langue française (2) ;
- établie en 2 exemplaires, dont l’original pour le client ;
- comporte un certain nombre d’indications appelées mentions obligatoires.
| La facture électronique n’est pas une simple pièce jointe au format pdf… Pour être « valable », elle doit être transmise via une plateforme privée ou publique (ChorusPro) |
Factures, les mentions obligatoires
- Identités :
- vendeur ou prestataire de services : dénomination sociale (nom / prénom si entrepreneur individuel), adresse du siège social, numéro SIREN ou SIRET, code APE, forme juridique / capital social (pour les sociétés), n° du RCS et ville du greffe d’immatriculation (commerçants), numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (artisans) ;
- client : nom/prénom ou dénomination sociale, adresses (livraison / facturation) ;
- Numéro de la facture : numéro unique et propre à chaque facture, il est souvent basé sur une séquence chronologique, une facture ne peut pas être supprimée. La numérotation est parfois faite par séries, par exemple avec un préfixe par année ;
- Dates :
- de facture : date à laquelle la facture est établie ;
- vente ou prestation : date de la livraison des biens ou de la prestation ;
- de paiement : date limite de paiement, taux d’escompte, taux de pénalité en cas de retard et indemnité forfaitaire (40 euros) dans le cas des facturations entre professionnels ;
- Désignation des biens ou des services : intitulé précis, quantité, prix unitaire HT et taux de TVA. Eventuellement remise, ristourne ou rabais consenti ;
- TVA :
- identification : n° d’identification du vendeur, n° d’identification du client (si professionnel assujetti). Ces mentions sont obligatoires pour les factures dont le montant HT est supérieur ou égal à 150 euros ;
- taux applicable : si les biens / services sont assujettis à différents taux, indiquer clairement et par ligne montant HT et taux de TVA appliqué ;
- le cas échéant, faire référence aux exonérations ou au autre régime particulier : cas de la franchise de TVA, stipuler : « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ». Mention non obligatoire pour tout montant HT inférieur ou égal à 150 euros.
Le centre de documentation de documentation économie finances (CEDEF) propose une fiche pratique sur ce sujet.
Les mentions obligatoires et la facture électronique (« Facture X »)
| Le décret du 7 octobre 2022 indique que les mentions suivantes devront figurer sur toutes les factures électroniques (à compter du 1er juillet 2024, selon la taille des entreprises). – N° SIREN du vendeur et de l’acheteur ; – Adresse de livraison si elle est différente de celle de facturation ; – Précisions s’il s’agit de matières ou de services ou les deux ; – Mention « Option pour le paiement de la TVA sur les débits », en cas d’option de votre part. |
Factures, les mentions particulières
Il existe par ailleurs certaines mentions particulières, en fonction des cas : références de l’assurance professionnelle, qualité de membre d’une association agréée ou d’un centre de gestion… Il en va de même en cas de sous-traitance, porter la mention « autoliquidation de la TVA » et indiquer qu’il s’agit d’un « montant hors taxe ».
Nouvelle réglementation sur les logiciels de caisse
Cette réglementation concerne la certification des logiciels de caisse existe depuis le 1er janvier 2018. La mesure renforce la conformité des équipements en matière de sécurisation et de conservation prévues. Si vous disposez de ce type d’équipements, vous devez alors obtenir une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.
Le saviez-vous ?
Le délai de conservation des factures est de 10 ans. Les professionnels peuvent cependant les « archiver » sur un support numérique.
La facture électronique comportera les mêmes éléments que la facture papier. Par ailleurs, elle est obligatoire dans les marchés publics, depuis le 1er janvier 2020. Enfin, elle entrera progressivement en vigueur dans toutes les transactions entre les entreprises entre 2024 et 2026.
Le micro-entrepreneur doit aussi émettre des factures, dès lors qu’il exerce une activité de l’artisanat nécessitant une assurance professionnelle.
La facture d’un avoir est une facture comme les autres ; elle portera donc la mention « AVOIR« , les références de la facture d’achat, le montant HT et de TVA de la remise consentie, …
(1) la facture à un particulier n’est obligatoire que sur demande de sa part, en cas de vente à distance ou pour les livraisons intracommunautaires sans TVA – (2) Art. 2 de la Loi n° 94-665 du 4 août 1994
