Beaucoup d’entreprises font de la mise à disposition de matériel à leurs salariés. Et ce pour l’exercice de leurs missions professionnelles. Selon les secteurs et les métiers, cette mise à disposition ou ce « prêt » revêt différentes formes et sera traitée différemment.
Le matériel
Par « matériel », il faut entendre tous les outils, équipements et moyens que l’entreprise va mettre à la disposition de ses salariés pour les besoins de leurs missions. Ce matériel pourra aussi bien être un téléphone portable, un ordinateur, des équipements de protection (EPI), de l’outillage ou des vêtements particuliers et bien sûr un véhicule.
Les obligations
Comme on peut l’imaginer, au regard de la diversité des entreprises, il n’y a pas de liste des équipements que l’employeur doit impérativement fournir à ses salariés. Il faut donc apprécier la question au regard de 2 formes d’obligations qu’ils ont :.
- la première : c’est à l’entreprise de fournir les moyens nécessaires pour exercer la mission ;
- la seconde : l’entreprise est responsable de la santé et de la sécurité de son personnel.
A partir de ce postulat, c’est donc à l’employeur que revient la tâche d’apprécier ce qu’il estime être nécessaire et indispensable pour l’exercice du métier.
Il arrive que certaines conventions collectives prévoient des dispositions spécifiques sur le sujet. Quelques fois, l’employeur verse des « primes » pour que les salariés achètent vêtements ou outils.
Le prêt ou la mise à disposition de matériel
Dans les TPE, la mise à disposition de matériel ne comporte aucun formalisme particulier. On n’établit généralement pas de document attestant de cette remise ou de l’état. Le fait de formaliser apportera l’avantage d’une preuve, surtout si le matériel a une grande valeur, et de prévoir très clairement les conditions et modalités pour sa restitution.
Parfois, ce document définit le cadre d’utilisation du matériel.
Les frais professionnels
Il arrive parfois que le salarié ait besoin d’avoir ou de renouveler un outil spécifique, sans que son employeur puisse le financer directement. Il peut s’agir d’une urgence sur un chantier.
Dans ce cas, et avec l’accord préalable de l’employeur, le salarié pourra acheter ce matériel et en demander son remboursement. Il devra fournir un justificatif comme preuve de son achat. Le remboursement sera neutre pour le salarié car il ne sera pas soumis à cotisations sociales.
Les avantages en nature
Contrairement aux frais professionnels, les avantages en nature donnent lieu pour l’employeur et le salarié au paiement de cotisations sociales. Les avantages en nature se distinguent de la simple mise à disposition par le fait que le matériel confié au salarié lui sert également dans un cadre privé.
Ce sera le cas, par exemple, si le véhicule prêté peut être utilisé pour des trajets personnels. A noter que même dans le cas d’un usage privé, l’employeur reste responsable du matériel prêté, et notamment dans le cas où un accident surviendrait du fait d’une défaillance de celui-ci.
La non restitution ou la dégradation
Par principe, si le matériel prêté a été perdu ou cassé involontairement par le salarié, l’employeur ne peut pas lui demander de le racheter ou de supporter les dépenses pour sa réparation. Il ne pourra le faire qu’en prouvant que la démarche est volontaire et que le salarié a agi dans le but de nuire.
Si le salarié ne restitue pas le matériel parce qu’il se l’est approprié (volé), l’employeur pourra déposer plainte. Proportionner bien sûr l’action à l’enjeu financier. En aucun cas, il ne pourra aller vérifier la « prétendue » perte ni récupérer directement son matériel chez le salarié.
Conseil de management
Echangez avec vos salariés sur le matériel qu’ils estiment nécessaires à leur métier. Face à la casse ou la perte, faites preuve de pédagogie. Indiquez simplement le coût que représentent ces pertes pour l’entreprise et par conséquent pour eux.
Repris de La Lettre aux employeurs du réseau Cerfrance, K. Tortil, novembre 2018, mis à jour 1e juin 2022
