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Lorsqu’un véhicule d’entreprise est mis à la disposition d’un salarié qui l’utilise à des fins à la fois professionnelles et personnelles, on parle de « véhicule de fonction ». Il s’agit d’un avantage en nature pour lequel des cotisations sociales (salariales et patronales) seront dues.
Cela peut concerner les véhicules dont l’employeur est propriétaire ou locataire. L’avantage en nature « véhicule » est évalué, au choix de l’employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait.
A contrario, lorsque le salarié restitue le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés, le salarié ne dispose pas en permanence du véhicule.
De même, on considère que si le salarié utilise le véhicule pendant la semaine uniquement pour les trajets domicile-travail, alors cela constitue le prolongement des déplacements professionnels effectués à l’aide du véhicule et il n’y a pas d’avantage en nature. On parle ici de « véhicule de service » et aucune cotisation sociale ne sera due par l’employeur ou par le salarié.
L’évaluation de l’avantage
Dépenses réellement engagées
Dans le cas d’un véhicule acheté, les dépenses réelles comprennent :
- l’amortissement du véhicule, toutes taxes comprises, sur 5 ans à hauteur de 20 % par an ;
- l’assurance ;
- les frais d’entretien (révisions, changement de pneumatiques, vidanges…) toutes taxes comprises.
Si le véhicule a plus de 5 ans, le pourcentage de l’amortissement à retenir est de 10 %. Dans le cas d’un véhicule loué ou en location avec option d’achat, les dépenses réelles comprennent le coût global annuel de la location, auquel s’ajoutent l’assurance, les frais d’entretien toutes taxes comprises.
La valeur de l’avantage en nature s’obtient en :
- appliquant au total ainsi obtenu le rapport existant entre le kilométrage parcouru par le salarié pour son usage personnel et le kilométrage total,
- et en ajoutant, le cas échéant, les frais de carburant. les frais de carburant utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur.
Lorsque l’employeur ne peut prouver le kilométrage parcouru à titre privé, la caisse d’affiliation sociale sera amenée à procéder à une régularisation sur les bases forfaitaires.
Évaluation au forfait
Pour un véhicule acheté, l’avantage est égal à 9 % du coût d’achat TTC (6 % si le véhicule a plus de cinq ans). Si l’employeur paie le carburant, cet avantage supplémentaire est retenu soit pour son montant réel, soit par une majoration des pourcentages ci-dessus, qui sont alors portés à 12 % du coût d’achat TTC (9 % si le véhicule a plus de cinq ans).
Pour un véhicule loué ou en location avec option d’achat (LOA), et lorsque le salarié paie ses frais de carburant, l’évaluation résultant de l’usage privé est égale à 30 % du coût global annuel TTC comprenant la location, l’entretien et l’assurance.
Lorsque l’employeur paie le carburant, l’évaluation se fait :
- sur 30 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurances) plus frais réels (sur factures) de carburant utilisé à des fins personnelles,
ou
- sur 40 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance et coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles).
L’évaluation ainsi obtenue est en tout état de cause plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable en cas de véhicule acheté (le prix de référence du véhicule étant le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, rabais compris, dans la limite de 30 % du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat).
En outre, il s’agit d’un forfait annuel qui doit être, le cas échéant, ajusté au prorata du nombre de mois pendant lesquels le véhicule a été mis à la disposition effective du salarié, notamment lorsque celle-ci intervient en cours d’année.
F. Bennouar, Juriste en droit social, Cerfrance Alliance Centre
