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Dossier : rédiger un certificat de travail

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La Cour de cassation considère, depuis un arrêt du 13 avril 2016, que la remise tardive du certificat de travail ne cause pas nécessairement au salarié un préjudice devant être réparé par les juges du fond. Il appartient au salarié de rapporter la preuve de son préjudice. Mais au fait, comment le rédiger ?

Clauses obligatoires

Selon l’article D. 1234-6 du Code du travail, le certificat de travail contient exclusivement les mentions suivantes :

  • la date d’entrée du salarié et celle de sa sortie ;
  • la nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus.

Par ailleurs, et bien que l’article D. 1234-6 du Code du travail ne le mentionne pas, le certificat de travail doit bien évidemment comporter les éléments permettant d’identifier le salarié et l’entreprise, d’authentifier et de dater le document, à savoir :

  • le nom et l’adresse du salarié;
  • le nom, l’adresse et la raison sociale de l’employeur;
  •  le lieu et la date de la délivrance;
  • la signature de l’employeur.

Enfin, le certificat de travail doit comporter une mention indiquant au salarié qu’il bénéficie du maintien à titre gratuit des garanties frais de santé et prévoyance.

À noter : Depuis le 1er juin 2015, le certificat de travail ne doit plus mentionner le solde du nombre d’heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées, ni la somme correspondant à ce solde (non plus les coordonnées de l’organisme collecteur paritaire agréé dont dépend l’entreprise). En application de la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, ce dispositif a été en effet remplacé par le compte personnel de formation (CPF), qui peut être consulté par le salarié au moyen d’une plateforme dématérialisée dédiée.

Date d’entrée et date de sortie

La date d’entrée correspond au jour où le salarié a effectivement pris ses fonctions dans l’entreprise. La période d’essai doit donc être incluse.

Pour un salarié étranger, c’est bien la date de l’entrée dans l’entreprise qui doit figurer sur le certificat, et non celle du visa du contrat de travail par la direction départementale (Cass. SOC., 18 octobre 1990, n° 88-43.652).

En cas de modification dans la situation juridique de l’employeur, entraînant l’application de l’article L. 1224-1 du Code du travail, le certificat de travail délivré par le dernier employeur doit indiquer la totalité de l’ancienneté du salarié et la date d’entrée en fonction chez le premier employeur (Cass. SOC., 24 novembre 1993, n° 89-42.648; Cass. SOC., 24 juin 2009, n° 08-41.177).

Concernant la date de sortie, il s’agit de celle où le contrat prend juridiquement fin, c’est-à-dire à la fin du préavis, exécuté ou non (Cass. SOC., 14 janvier 1998, n° 9541.262).

En cas de rupture conventionnelle, le certificat doit mentionner la date de fin de contrat indiquée dans la convention, et non celle de l’homologation (Cass. SOC., 18 février 2015, n° 13-23.880).

Nature de l’emploi occupé

Le certificat de travail doit faire mention des fonctions réellement exercées par le salarié (Cass. SOC., 2 juin 2004, n° 02-41.024). Lorsque le salarié a occupé successivement plusieurs postes au sein de l’entreprise, ils doivent tous apparaître sur le certificat de travail avec la mention des périodes correspondantes (C. trav., art. D. 1234-6).

Si ce document n’a pas à retranscrire dans le détail les tâches effectuées par le salarié, l’employeur ne doit pas se contenter de mentionner la catégorie professionnelle (Cass. SOC., Boctobre 1992, ILo 91-42.303; Casso SOC., 24janvier 2007, n° 05-41.981) ou le classement hiérarchique du salarié (Cass. SOC., t« décembre 1971, n° 71-40.029).

La mention de l’emploi à porter sur le certificat correspond, dans la plupart des cas, à l’indication figurant sur le bulletin de paie ou mentionnée dans le contrat de travail.

À noter : Le certificat ne doit pas signaler le nouveau statut proposé au salarié dès lors qu’il ne l’a pas accepté et que ce refus a entraîné son licenciement (Cass. soc.,4 novembre 2003, n ° 01-43.683).

Mentions relatives à la portabilité des garanties santé et prévoyance

En cas de cessation du contrat de travail, non consécutive à une faute lourde, ouvrant droit à prise en charge par le régime d’assurance chômage, le salarié a droit, sous certaines conditions, au maintien à titre gratuit :

  • des garanties santé (risques portant atteinte à l’intégrité physique de la personne ou liés à la maternité) ;
  • des garanties prévoyance (risque décès, risques d’incapacité de travail ou d’invalidité).

L’employeur doit signaler le maintien de ces garanties dans le certificat de travail (CSS, art., L. 911-8, 60).

À noter : L’article L911-8 du code de la Sécurité sociale n’apporte aucune précision sur l’étendue de l’obligation d’information à laquelle est tenu l’employeur dans le certificat. Afin d’éviter un éventuel contentieux fondé sur un défaut d’information de l’employeur, il est au minimum conseillé de renvoyer expressément dans le certificat de travail à l’article L. 911-8 du Code de la sécurité sociale, lequel fixe l’ensemble des conditions liées au maintien des garanties (durée, niveau des garanties, etc.). Cette clause pourrait être ainsi rédigée: « Monsieur ou Madame (nom, prénom) bénéficie du maintien à titre gratuit des garanties santé et prévoyance dans les conditions fixées par larticle L. 911-8 du Code de la sécurité sociale« .

Mentions facultatives

D’autres mentions peuvent être ajoutées au certificat de travail, mais à condition que les deux parties soient d’accord. L’employeur ne peut imposer au salarié d’autres mentions que celles prévues par la loi (Cass. SOC., 4 mars 1992, n° 88-41. 014, à propos d ‘une clause de non-concurrence). Inversement, le salarié ne peut exiger de l’employeur qu’il porte sur le certificat de travail des mentions facultatives, par exemple des appréciations élogieuses sur son travail.

À noter : En pratique, le certificat de travail comporte souvent la mention « libre de tout engagement« . Il s’agit en réalité d’une clause facultative, qui ne vaut ni renonciation de l’employeur à réclamer ultérieurement le paiement d’une indemnité compensatrice de préavis (Cass. soc., 2 février 1978, n° 76-41.004), ni renonciation à l’application d’une clause de non-concurrence (Cass. soc., 19 juin 1991, 86-45.504) ou au bénéfice d’une clause de dédit-formation (Cass. soc., 4 juillet 2001, 99-43.520). Cette mention ne peut pas non plus établir, à elle seule, la dispense d’exécuter le préavis (Cass. soc., 10 novembre 1993, n° 9040.008).

Mentions interdites

Outre l’interdiction de mentions discriminatoires (Cass.crim., 14 octobre 1986, n° 85,96.369, à propos de l’évocation de la nationalité du salarié), le certificat de travail ne peut comporter des mentions susceptibles de porter préjudice au salarié’ Ou simplement tendancieuses, même si elles sont objectivement exactes. En aucun cas, l’employeur ne peut ainsi mentionner le motif de la rupture du contrat. Ne peuvent ainsi être mentionnés les motifs de la rupture ou le fait que le salarié est investi d’un mandat d’IRP ou syndical.

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