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Si vous mutez un salarié et qu’il doit déménager, vous devez vérifier vos obligations à l’égard des frais qu’il va engager. De plus, ces frais ont un régime particulier en matière sociale et fiscale : mode d’emploi inspiré de la revue F. Lefevbre.
Le cadre
Le changement de lieu de travail : Un changement de poste du salarié peut entraîner un déplacement de son lieu de travail et l’obligation de déménager.
Pas de règles légales : La prise en charge des frais qui en découlent n’est pas définie par le Code du travail, ce sont en général les CC ou accords collectifs qui en déterminent les règles.
Vous devez donc vous reporter à ces textes pour savoir ce que vous devez payer au salarié, et même éventuellement à son contrat de travail.
Conseil : Vous devez donc vous reporter à ces textes pour savoir ce que vous devez payer au salarié, et même éventuellement à son contrat de travail.
Mais des exonérations possibles : La prise en charge par l’employeur des frais peut être exonérée de cotisations : c’est donc l’administration qui a posé les règles applicables en cas de « mobilité professionnelle » (arrêté 20.12.2002, Circ. 2003-07 du 07.01.2003 et 2005-389 du 19.08.2005).
Les conditions
La distance : Le nouvel emploi doit être à au moins 50 km de l’ancien logement et entraîner un temps de trajet aller ou retour d’au moins 1 h 30.
Attention ! Si la distance est < 50 km mais que le trajet prend 1,5 h la condition est respectée. En revanche, un trajet de 60 km qui prend moins d’1,5 h ne répond pas aux exigences !
Le changement de poste : Il peut être à la demande de l’employeur, mais aussi du salarié. La mutation peut avoir lieu en France, ou à l’étranger.
Le « pré-déménagement »
Définition : Ce sont les frais de recherche d’un nouveau logement : voyages de repérage (3 au plus pour le salarié et un accompagnant), location d’un logement provisoire dans l’attente du définitif, et frais supplémentaires de nourriture qui y sont liés.
Évaluation forfaitaire : Seuls certains de ces frais peuvent être évalués de façon forfaitaire : la location provisoire et la nourriture. Si vous les évaluez de cette façon, ils sont exonérés, sans justificatifs, pendant 9 mois, à hauteur de 72,60 €/jour en 2016.
Choix des frais réels : Vous pouvez choisir un remboursement au réel, mais vous devez alors justifier les frais. Dans ce cas, ils peuvent alors être exonérés pendant plus de 9 mois si la situation du salarié l’exige.
Attention ! Les voyages de reconnaissance ne peuvent être évalués qu’au réel.
Le déménagement
Frais concernés : Il s’agit du déménagement lui-même, des frais de transport et d’hébergement à l’hôtel de la famille, et aussi éventuellement des frais de garde meuble.
Pas d’évaluation forfaitaire : Les frais de déménagement et assimilés doivent être justifiés pour pouvoir être déduits.
L’installation
Frais concernés : Ils peuvent être très variés :
- frais de notaire liés à l’achat du nouveau logement (Cass. 2 civ. 11.02.2016 n° 15-13.724), ou frais d’agence liés à sa location ;
- remise en état d’un logement loué (mais pas d’un logement acheté) ;
- rétablissement des abonnements (électricité, …) ;
- réexpédition du courrier ;
- frais de changement de carte grise du véhicule.
Conseil : Cette liste n’est pas limitative : d’autres frais peuvent aussi être pris en compte, mais ils doivent être justifiés et nécessaires, et non pas seulement de décoration. En revanche, n’est jamais prise en compte la caution versée pour une location.
Évaluation forfaitaire : Si vous les évaluez de cette façon, ils sont exonérés, sans justificatifs, pour un montant global de 1 454,60 €, majorés de 121,20 € par enfant à charge, et dans la limite totale de 1 818,20 € en 2016.
Choix des frais réels : Vous pouvez rembourser les frais réels, s’ils sont justifiés : factures détaillées, état des lieux avec nécessité de travaux, etc.
Grands déplacements
Cumul possible : Le salarié en mobilité professionnelle peut aussi être considéré en grand déplacement : il est en effet empêché de regagner son domicile chaque jour. Il est alors possible de cumuler les 2 types de remboursements de frais.
Modalités : Le cumul concerne l’indemnité d’hébergement provisoire de la mobilité et l’indemnité de grand déplacement, mais dont on enlève la part de nourriture : on n’en garde donc en cas de cumul que la part « logement + petit déjeuner ».
Régime fiscal
Le principe : Les remboursements liés à la mobilité professionnelle ne sont pas couverts par la déduction classique de 10 %. Ils peuvent donc être exonérés d’impôt même si elle est appliquée.
Forfait : Pour la mobilité, la règle selon laquelle les montants forfaitaires sont présumés être utilisés conformément à leur objet ne joue pas.
Frais réels justifiés : Les remboursements de frais liés à la mobilité ne sont donc exonérés d’impôt que si la situation réelle justifie leur versement, et leur montant doit faire l’objet de justificatifs.
Précision, DADS/DSN
Les remboursements liés à la mobilité ne sont ni dans le brut ni dans le net fiscal mais doivent être déclarés en tant que « Frais professionnels ».
