Les indemnités de grand déplacement sont destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas, de logement et de petit-déjeuner engagées par le salarié empêché de regagner chaque jour sa résidence du fait de son activité professionnelle.
Conditions d’attribution
Pour ouvrir droit à l’indemnité de grand déplacement, deux conditions cumulatives doivent être réunies :
- Distance : le lieu de déplacement doit être situé à au moins 50 km de la résidence habituelle du salarié (trajet aller ou retour),
- Temps de trajet en transports en commun : il ne doit pas être possible de parcourir cette distance en moins de 1h30 (trajet aller ou retour).
Ces critères constituent une présomption simple. Il est possible d’admettre la situation de grand déplacement même si l’un des critères n’est pas rempli. Ceci à condition de démontrer par les circonstances de fait que le salarié était effectivement empêché de regagner son domicile en fin de journée.
Subtilités techniques
a) Justification des frais et présomption d’utilisation conforme
La présomption d’utilisation conforme des indemnités ne joue que dans la limite des plafonds réglementaires. L’employeur doit pouvoir justifier que les indemnités sont destinées à compenser des dépenses supplémentaires de repas et de logement.
b) Preuve et contrôle
L’employeur doit pouvoir apporter la preuve de la réalité du grand déplacement, en particulier la justification des critères :
- de distance,
- de temps,
- des dates, heures et lieux des déplacements,
- des dépenses réellement engagées en cas de dépassement des plafonds.
c) Cas particuliers : covoiturage, retour au domicile et logement fourni
- Covoiturage : la Cour de cassation a jugé que le covoiturage n’est pas un moyen de transport en commun au sens des textes applicables, ce qui peut ouvrir droit à l’indemnité même si un réseau de covoiturage existe.
- Retour au domicile : le simple fait de remplir les conditions de distance et de temps ne suffit pas : si le salarié rentre effectivement chez lui chaque soir, il ne peut prétendre à l’indemnité.
- Logement fourni par l’employeur : si le salarié est logé gratuitement sur le chantier et n’a pas d’autre résidence, il ne peut prétendre à l’indemnité de grand déplacement.
d) Limites d’exonération et durée
- Plafonds : les indemnités sont exonérées de cotisations sociales dans la limite de montants fixés par arrêté et revalorisés chaque année.
- Durée de la situation de grand déplacement : l’exonération des indemnités est en principe limitée à trois mois sur un même lieu, avec une réduction des montants exonérés si la mission se prolonge (réduction de 15 % à partir du 4e mois, 30 % à partir du 25e mois, dans la limite de quatre ans).
Conclusion
Ainsi, l’indemnité de grand déplacement répond à un cadre légal précis. Celui-ci vise à compenser les frais supplémentaires des salariés en mission loin de leur résidence. Son application nécessite une analyse détaillée :
- des circonstances du déplacement,
- la justification des critères réglementaires,
- la production de preuves adaptées en cas de contrôle. Notamment en cas de dépassement des plafonds ou de prolongation de la mission.
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