Encaisser des paiements au quotidien fait partie du fonctionnement normal de nombreuses entreprises : commerces, restaurants, salons, prestations de services… Mais dès lors que vous recevez des règlements de particuliers, une question revient souvent : devez-vous obligatoirement disposer d’un logiciel de caisse ?
Entre les obligations fiscales, la lutte contre la fraude à la TVA et les règles spécifiques liées aux systèmes d’encaissement, il n’est pas toujours simple de savoir ce qui est réellement imposé… et ce qui relève simplement des bonnes pratiques.
Est-ce une obligation d’avoir un logiciel de caisse ?
Tout d’abord, la loi n’impose pas aux professionnels de s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse. Cependant, dès lors qu’un achat est supérieur ou égal à 25 €, tout vendeur est dans l’obligation de fournir au client qui le souhaite, un reçu en version papier ou numérique.
Rien n’empêche donc légalement de tout noter de manière manuscrite dans un livre de caisse. Tout en respectant cependant, là aussi, des règles précises :
- Carnet aux pages numérotées,
- Pas de blanc ni de rature,
- Désignation des prix et produits vendus jour par jour,
- Retranscription comptable journalière des opérations…
C’est quoi un logiciel de caisse ?
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique permettant de mémoriser et d’enregistrer extra-comptablement les paiements reçus (espèces, chèques, carte bancaire, chèques cadeaux…) en contrepartie d’un produit ou d’un service.
Pour les assujettis à la TVA, depuis la loi de finance 2018, si vous êtes équipés d’un logiciel de caisse, il doit impérativement répondre à des conditions très strictes :
- Inaltérabilité,
- Sécurisation,
- Conservation et archivage.
L’objectif est évidemment d’empêcher les fraudes. Il est notamment impossible de modifier un ticket de caisse déjà encaissé ou de supprimer certaines opérations.
Jusqu’à la loi de finance 2025, en guise de preuve, les éditeurs pouvaient vous fournir une auto-attestation que le logiciel de caisse répondait bien aux normes en vigueur. Depuis le 31 août 2025, seule une certification délivrée par un organisme agréé peut vous permettre d’éviter la sanction possible de 7 500 € d’amende par point de caisse en cas de contrôle.
Ce que l’arrivée de la facture électronique va changer
Avec l’arrivée de la facture électronique, l’utilité de disposer d’un système de caisse informatisé va encore se renforcer.
En effet, toutes les entreprises assujetties à la TVA seront dans l’obligation de transmettre à l’administration les données de leurs transactions réalisées auprès des particuliers sous format dématérialisé et structuré via un canal numérique : c’est le e-reporting.
En l’absence de logiciel de caisse permettant d’automatiser cette transmission via une plateforme choisie, il faudra alors saisir et transmettre manuellement les informations demandées au rythme imposé par le cadre légal. L’absence ou l’inexactitude des données d’e-reporting sera sanctionnable de 250 € d’amende par manquement.
Conclusion et appel à l’action
Ainsi, pour les TPE/PME, l’e-reporting sera obligatoire au 01/09/2027. N’attendez pas pour vérifier la conformité de votre système de caisse ou pour vous équiper !
Nos chargés d’accompagnement digital Cerfrance Alliance Centre peuvent vous aider à faire le point sur votre situation et à trouver avec vous la meilleure solution.
