Absence injustifiée : quelles sont les mesures que vous pouvez prendre ?

Un salarié est absent de l’entreprise et vous ne savez pas pourquoi. Vous ne lui avez pas accordé de congés payés et vous n’avez reçu aucun arrêt de travail de sa part. Que faire ? Face à cette situation complexe, ne vous précipitez pas.

Les différentes catégories d’absences injustifiées

Plusieurs catégories d’absences peuvent être qualifiées d’injustifiées. En effet, il peut s’agir d’une absence sans demande préalable, mais également :

• d’une absence refusée par l’employeur (vous aviez refusé des congés à un salarié qui s’absente malgré tout ces jours-là) ;
• de la prolongation injustifiée d’une absence (un salarié qui ne revient pas après une période de congés payés).

Dans tous ces cas, si l’absence n’est pas justifiée par un empêchement imprévu (maladie, problème familial, par exemple), le salarié manque à son obligation principale (l’exécution d’une prestation de travail) et vous êtes en droit de le sanctionner. La justification tardive d’une absence pourra aussi être sanctionnée. En revanche, le type de sanction dépendra des circonstances.

N’agissez pas dans la précipitation

Il est naturel de vous inquiéter d’une telle absence et vous pouvez tout à fait essayer de contacter le salarié par téléphone. Mais soyez prudent : en fonction de la situation, et notamment si vous avez des raisons de penser que cette absence est liée à un problème relationnel avec ses collègues (ou, a fortiori, avec sa hiérarchie), cette inquiétude pourrait se retourner contre vous et être interprétée comme du harcèlement. Si la cause de l’absence est la maladie, rappelez-vous que le salarié dispose d’un délai pour vous faire parvenir son arrêt de travail. Il est donc inutile d’engager la moindre action avant la fin de ce délai !

Nota : Ce délai est souvent fixé à 48 heures dans les conventions collectives

Par ailleurs, avez-vous pensé à bien vérifier qu’aucune autorisation d’absence n’avait été donnée au salarié ? Il est possible que vous ou son supérieur hiérarchique ayez donné une telle autorisation longtemps à l’avance et que vous ne vous en souveniez pas…
Enfin, certains congés ne peuvent pas être refusés par l’employeur (congé paternité, par exemple) ou sont considérés être acceptés en l’absence de réponse de l’employeur dans un certain délai (congé individuel de formation, par exemple). Assurez-vous donc que vous n’aviez reçu aucun courrier de cet ordre auquel vous auriez omis de répondre.

Ne considérez jamais qu’il s’agit d’une démission

La démission d’un salarié doit résulter d’un acte clair et non équivoque. Or, si vous n’avez aucune nouvelle d’un salarié, vous ne pouvez pas prendre l’initiative d’interpréter cette absence comme étant la preuve d’une volonté claire et non équivoque de démissionner !
Ainsi, le contrat de travail n’est pas rompu à l’initiative du salarié. Si vous souhaitez rompre le contrat, il vous appartiendra de prendre la décision de licencier le salarié pour cause réelle et sérieuse, voire pour faute grave, et de suivre la procédure adéquate.

Mettez en demeure le salarié de justifier son absence

Vous êtes maintenant certain que le salarié ne disposait d’aucune autorisation d’absence et le délai pour vous faire parvenir un arrêt de travail est dépassé…  Il faut agir ! Ne laissez jamais une telle situation s’enliser, l’absence de réaction de votre part pouvant s’interpréter comme du laxisme, voire comme une tolérance.
Dès le 3e jour d’absence, vous pouvez envoyer un courrier au salarié le mettant en demeure de justifier son absence ou de reprendre son poste sans délai, tout en le prévenant qu’une sanction pourra être prise à son égard. Envoyez ce courrier en recommandé avec accusé de réception afin de pouvoir justifier de cette démarche et de sa date.
Si vous n’avez toujours pas de nouvelles de votre salarié au bout de quelques jours, vous pourrez décider de lui envoyer une nouvelle mise en demeure.

Attention : Pensez à vérifier les dispositions de votre convention collective et de votre règlement intérieur, elles peuvent prévoir une procédure spécifique ou des délais à respecter.

Prenez une sanction adaptée

Le salarié vous a envoyé un document justificatif tardivement. Le licenciement n’est pas adapté à ce genre de situation, à moins que le salarié n’ait déjà un dossier disciplinaire lourd. Selon les circonstances, un avertissement ou un blâme semble suffisant.
Le salarié a repris son poste mais n’a pas justifié son absence. Convoquez-le rapidement à un entretien préalable à une sanction pouvant aller jusqu’au licenciement. Une telle négligence n’est pas acceptable et doit être sanctionnée ; en revanche, selon les explications que le salarié vous fournira lors de cet entretien, vous serez mieux à même de choisir le type de sanction : avertissement, blâme, mise à pied disciplinaire, licenciement pour cause réelle et sérieuse, voire licenciement pour faute grave.

Le salarié n’a pas repris son poste malgré une mise en demeure. Comme nous vous l’avons indiqué précédemment, cette situation ne peut pas s’analyser en une démission. Vous n’avez donc d’autre choix que de licencier le salarié, en respectant la procédure : convocation à entretien préalable, puis notification du licenciement (l’absence du salarié à l’entretien préalable n’a aucune conséquence sur la poursuite de la procédure). La question qui se pose dès lors est de savoir quel licenciement appliquer : pour cause réelle et sérieuse ou pour faute grave ?
Pour vous aider dans ce choix, vous devez prendre en compte, notamment, les conséquences de cette absence sur la bonne marche de l’entreprise, l’âge du salarié, son ancienneté et l’existence ou non d’un dossier disciplinaire.

D’après éd. Tissot, 13/03/2017